نظام تكاليف العقود

ما هو نظام تكاليف عقود المقاولات

يعتبر  نظام تكاليف عقود المقاولات  من انظمة تكاليف الاوامر الانتاجية طويلة الاجل حيث تعتمد على مواصفات محددة بناء على طلب العميل   والتى يتم بموجبها  يتم عقد اتفاق بين شركة المقاولات  والعملاء وتتحد قيمة العقد بناءا على المواصفات  والمتطلبات التى يحددها  العميل وعقود  المقاولات   قد تبرم لانشاء اصل واحد مثل بناء مدرسة او كوبرى او برج او مبنى كما يمكن ان نبرم عقود المقاولات فى انشاء مجموعة اصول ترتبط ببعضها البعض مثل انشاء محطات تكرير البترول او انشاء وحدات المصانع والاجهزة المعقدة او وحدات سكنية ويمكن الرجوع الى معيار المحاسبه لمزيد من التفاصيل حول هذه النقطة المعيار الدولى رقم 11 الخاص بعقود المقاولات او المعيار رقم 8 فى المعايير المصرية .

الشروط العامه لعقود المقاولات

·         يجب على الشركة قبل تقديم العطاءات ان تعاين مكان العمليه المطلوب منها تنفيذها وان تقوم بدراسة المواصفات الخاصة .بالمقاوله دراسة فعيلية وتحديد سعر لكل بند من هذه البنود التفضيلية والتى على اساسها سيتم التحاسب مع العميل

·      1-  ترفق الشركة مع العطاء تامين مؤقت يحدده العميل او يحدد طبق للقانون ويطلق عليه التامين الابتدائى (يزداد فى حاله رسو العطاء على شركة المقاولات ويطلق عليه التامين النهائى ) ويكون الهدف من التامين الابتدائى  هو اثبات جديه شركة المقاولات فى الدخول والتنافس على المناقصه  . 2-   بعد رسو العملية على الشركة تقدم تامين نهائى لضمان قيامها بتنفيذ العملية ف الميعاد المحدد والشروط المتفق عليها وضمان عيوب الصناعه وعدم حدوث اى مشاكل فنية فى المشروع ويرد هذا التامين بعد فترة زمنية معينة . 3-    تقوم   شركة المقاولات   بتشوين المواد والمعدات اللازمة لتنفيذ المقاولة ف موقع العمل وتكون كميات هذه التشوينات كبيرة فى بعض الاحيان وقد تلجا شركات المقاولات للحصول على دفعات مقدمة لشراء هذه التشوينات ولكنها تكون فى عهدتها الى حين تانهاء الاعمال بمعنى ان شركة المقاولات تكون مسئولة عن هذه التشوينات  . 4-   قد يقوم العميل باجراء اى تعديلات على العقد طالما انها تدخل ضمن العقد الاصلى وتعتبر هذه التعديلات كما لو كانت واردة ضمن الاعمال المتفق عليها فى العقد الاصلى بمعنى ان يقوم العميل بزيادة الاعمال بنسبه معينه وفى قانون المناقصات والمزايدات المصرى تكون هذه النسبه 25% . 5-    فى حالة تاخر الشركة عن تنفيذ الاعمال ف المواعيد المتفق عليها فى العقد الاصلى يتم تطبيق غرامه تاخير على الاعمال وهنا يثور تساول هل تكون هذه النسبه على مجمل العقد ام على الاعمال المتاخرة فقط  . -6  يتم تسليم العقد او المقاولة على مرحلتين المرحلة الاولى يتم فيها التسليم الابتدائى  وهى البا تكون بعد سنه من اتمام العمل  والمرحلة الثانية يتم فيها التسليم النهائى بعد التاكد من عم وجود اى عيوب او مخالفات فى التنفيذ وفى هذه الاثناء حتى تسليم الاعمال بصورة نهائية تضمن شركة المقاولات العمل وتقوم باصدار ما يعرف بخطاب الضمان لضمان الاعمال حيث تكون ملزمه قانونا باجراء اى اصلاحات نتيجة عيوب التنفيذ  .

 مرحله دراسة العطاء وتقديم عروض الاسعار

تقوم شركة المقاولات بدراسة العطاء وتقدير تكلفته وذلك عن طريق اقسام مختصه بدراسه العطاءات تسمى فى بعض الشركات بالمكتب الفنى وذلك باتباع الخطوات الاتية:

الخطوة الاولى:   تحديد فئات التعاقد لبنود الاعمال بعد دراسة رسومات ومواصفات المقاولة التفصيلية ثم تقدير المواد والاجور والنفقات غير المباشرة والمصروفات الاخرى اللازمة لتنفيذ المقاولة وذلك ما يعرف بتحليل الاسعار  .

الخطوة الثانية : اعداد موازنه تقديرية للعطاء مع بيان التكلفة المباشرة لبنود الاعمال ونصيب المقاولة من التكاليف غير المباشرة واضافة نسبة الربح المرغوب فى تحقيقها ( وهو ما يسمى ب over head ).

الخطوة الثالثه  :  اعداد جدوول زمنى لتنفيذ العقد وذللك بعد تقسيم العمل المطلوب الى عمليات جزئية وتحليل كل عملية جزئية الى الانشطة وتحديد عناصر التكاليف اللازمة لانجاز كل نشاط فى كل عملية وتحديد الوقت اللازم لتنفيذ كل بند ثم قياس الوقت اللازم لتنفيذ كل بند ثم قياس الوقت اللازم قبل التعاقد ويكون هذا الجدول من متطلبات التعاقد  .

الخطوة الرابعه:   اذا تم التعاقد فانه يلزم تحديد حجم العمل   المحاسبى   الذى سيتم فى المركز الرئيسى لشركة المقاولات وحجم العمل المحاسبى الذى سيتم فى موقع العمل كما يتم اعداد سجل تشغيل العقد لمتابعة تكاليف العقد ومستوى الانجاز الذى تم تحقيقه .

السمات  الاساسية التى تتميز بها عقود المقاولات عن غيرها من العقود :

·          تتميز عقود المقاولات بان  تنفيذ العقد يتطلب فترة زمنية طويلة تزيد عن فترة   محاسبية   ولذلك تتفق شركة المقاولات مع العميل على طريقة سداد الدفعات النقدية ومواعيدها حتى تتمكن من تمويل الاعمال وذلك عن طريق مستخلصات تتناسب مع تقدم ومراحل العمل ويتم سدادها على فترات زمنية غالبا ما يكون شهر ولكن هذا لا يمنع من ان يتم عمل مستخلصات فى فترات زمنية اقل او اكثر  .

·         قد يتطلب تنفيذ العقد ان يعهد المقاول الاصلى الى مقاولين من الباطن للقيام ببعض الاعمال مثل التجارة والسباكة وتركيب البلاط والصرف الصحى وغيرها وفى هذه الحالة يجب ان يوفر نظام التكاليف فى شركة المقاولات المعلومات الملائمة للرقابة على اعمال مقاولين الباطن ومتابعه اعمالهم  .

·         يتم تنفيذ العقد عادة فى موقع يبعد عن مقر الشركة واحيانا يكون خارج حدود الدولة كما فى عقود الفيديك  وهذا يحتاج الى نقل الالات الى موقع العمل وعمل اعاشة دائمة فى مقر العمل لبعض العاملين والحراس وتجهيزات للموقع قد يتم ازالتها بعد الانتهاء منه  .

·         تختلف المقاولة عادة باختلاف موقع العمل لذلك تظهر صعوبة امام محاسب التكاليف فى وضع المقاسات وفى تحقيق الرقابة على التنفيذ وتكاليف التنفيذ .

·         يحتاج تنفيذ المقاولة الى تخصصات مختلفة ومن ثم فهى تخضع لظاهرة تنوع العمل داخل المقاولة الواحده .

·         نظرا لطول الفترة الزمنية التى يستغرقها تنفيذ المقاولة فانها تحتاج الى طريقة خاصة فى المحاسبة للاعتراف بالايرادات التى تحققت خلال النسبة المالية وكذلك فى التكاليف التى انفقت وساهمت فى تحقيق هذه الايرادات من اجل اظهار ارباح او خسائر الفترة الزمنية وفقا لمبدأ استقلال الفترات المحاسبية .

اهداف نظام التكاليف في شركة المقاولات :-

·         يهدف نظام التكاليف  فى شركات المقاولات الى قياس التكلفة الفعلية لكل عقد حتي يمكن قياس نتيجة النشاط لكل عقد علي حده ومعرفه مدى ربحيه العقود .

·         توفير معلومات عن مستوي الانجاز الفعلي وبيانات تكاليفه توفر الرقابة علي التكاليف والاداء خصوصا العقود ذات السعر المحدد وتحديد الانحرافات التى تنشا عن تنفيذ العقود سواء انحرافات سالبه او موجبه .

·         توفير معلومات عن معدلات التكلفة لكل نشاط نمطي يمكن ان يستخدم في اعداد تقريرات التكاليف للعطاءات التي تتقدم بها الشركة في المناقصات المعروضة من جهات مختلفة كما تساهم هذه المعلومات في تقديرسعر بيع العقد .

·         توفير بيانات التكاليف الملائمه لاتخاذ القرارات واعداد الموازنات النقدية .

المحاسبة عن عناصر تكاليف العقود :

o        التسجيل المحاسبى لقيود الخامات والمواد  :-

المواد المشتراه خصيصا للعقد اى مشتراه لعقد معين بذاته 

من ح/ العقد رقم .........   حيث ياخذ كل عقد رقما معين او اسما كوديا يميزه عن غيره 
الي ح/ البنك او الموردين حسب طبيعه الحساب الدائن لعمليه الشراء 

 تسجيل قيد المواد المنصرفة من المخازن للعقد

من ح/ العقد رقم......
الي ح/ مراقبة مخزن المواد

المواد المحمولة من عقد الي عقد اخر

من ح/ العقد رقم ........المحول اليه 
الي ح/ العقد رقم........ المحول منه

المواد التي يدبرها العميل صاحب المقاولة

من ح/ العقد رقم........
الي ح/ المالك او صاحب العمل

المواد المرتجعة للمورد

من ح/الموردين 
الي ح/العقد رقم ........

المحاسبة المرتجعة للمخازن

من ح/ مراقبة مخزن المواد 
الي ح/ العقد رقم ......

o        المحاسبة عن الاجور :-

تشمل الاجور المباشرة كل اجور العاملين بموقع العقد وكذلك المزايا العينية والتامينات الاجتماعية.

قيد الاجور

من ح/العقد رقم.......
الي ح/مراقبة الاجور

الاجور المدفوعة + الاجور المستحقة

o        التكاليف غير المباشرة :-

وهي كل المصروفات الغير مباشرة الخاصة بشركة المقاولات مثل مرتبات المديرين والعاملين بالادارة ومصروفات الانارة والتدفئة للادارة واهلاك مباني واثاث الادارة ويتم توزيع مثل هذه المصروفات علي العقود التي يتم تنفيذها خلال السنة المالية ويكون القيد الخاص بها :-

من ح/ العقد رقم .....
الي ح/المصروفات المختلفة

تكلفة العقود الفرعية او مقاولي الباطن :-

من ح/ العقد رقم ...... 
الي ح/ مقاولي الباطن (بذكر نوعه)

عند السداد لمقاولي الباطن

من ح/مقاولي الباطن 
الي ح/ البنك

اهلاك الالات المرسلة للعقد او المستخدمة في العقد :-

مخصص اهلاك الالات الخاصة بالعقد = قيمة الالات المستخدمة بالعقد × (معدل الاهلاك ÷100) × (مدة الاستخدام÷12) ويكون القيد:-

من ح/ العقد رقم...... 
الي ح/ مخصص اهلاك الالات

نفقات دراسة العطاء :-

نفقات دراسة العطاء وهي نفقات تتحملها شركة المقاولات عند دراسة العطاء مثل ثمن كراسة الشروط واجور القائمين بالدراسة وذلك لتحديد التكلفة المتوقعة للعقد وكذلك امكانية تحديد قيمة العقد او سعر بيع ولهما حالتان :-

·         عند رسو العطاء مع العميل :-

من ح/ العقد رقم........
الي ح/ نفقات دراسة العطاء

·         عند عدم رسو العطاءمع العميل :-

من ح/ العميل 
الي ح/ نفقات دراسة العطاء

:- غرامة التاخير

1.      اذا كان التاخير بسبب ادارة الشركة :-

من ح / غرامة التاخير للعقد رقم 
الى ح / العميل صاحب العقد

اقفال غرامة التاخير
من ح / اخ  
الى ح / غرامة التاخير للعقد رقم

2.      اذا كان التاخير بسبب بطئ العمل :-

من ح / العقد 
الى ح / غرامة التاخير

3.      تحميل العقد مباشرة بغرامة التاخير والتسوية مع العميل صاحب العقد :-

من ح / العقد رقم 
الى ح / العميل صاحب العقد

·         تحصيل دفعة من العميل :-

من ح / البنك 
الى ح / العميل