العهدة فى شركات المقاولات
- ما هى العهدة
-
انواع العهدة
- اهمية العهدة فى شركات المقاولات
- قيد تكوين العهدة
- مراجعة العهدة
- قيد تسوية العهدة
- نماذج وشيتات
العهد المستديمة:
1-يضع المدير المالي نظاماً للعهدة المستديمة التي يحتفظ بها بالخزينة الرئيسية أو الخزائن الفرعية أو العاملين وذلك طبقا للائحة الداخلية للشركة ويتم الاخذ فى الاعتبار احتياجات المواقع .
ويتضمن هذه النظام:
· مقدار العهدة.
· السلطة المختصة بالصرف.
· الحد الأقصى لكل دفعة طبقاً لطبيعة العمل.
· الحد الذي يجب أن تتم عنده الاستعاضة.
· الأغراض التي يتم الصرف عليها من العهدة المستديمة.
· العهد المستديمة عهده شخصية لا يجوز نقلها إلى شخص آخر إلا بعد أن تتم تسوية العهدة الخاصة بالشخص الأول.
2-يمسك من يعهد إليه بالعهدة المستديمة دفتراً خاصاً-فتح حساب للعهدة لقيد مصروفات العهد بالتفصيل وتؤيد جميع المصروفات بالمستندات الدالة على الصرف والمعتمدة من السلطة المختصة وفي الحالات التي يصعب فيها الحصول على تلك المستندات كشراء طوابع بريد أو مصروفات الانتقال أو ما يماثلها فيكتفي في تلك الحالات بتوقيع من قام بالصرف واعتماد المدير المختص.
3-يستعاض ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك وذلك عندما يصل إلى حد معين. على أن يتم تسويتها في تاريخ إعداد الميزانية للمؤسسة في 31 ديسمبر من كل عام.
4-يجب أن تكون تواريخ سداد الفواتير والمستندات المقدمة سابقة على تاريخ أستعاضه أو تسوية العهدة المستديمة كما يجب أن يكون المستند الدال على السداد موضحاً عليه ما يفيد استلام المورد للقيمة.
5-يتم جرد العهدة المستديمة في مواعيد غير معينة بحد أدنى مرة شهرياً بمعرفة الحسابات بناءً على ترخيص من المدير المالي أو المراجع العام على أن يرفع تقرير له بنتيجة الجرد.
6-يجب التأمين على أصحاب العهد المستديمة ضد خيانة الأمانة.
العهد المؤقتة:
1-يجوز صرف عهده مؤقتة لأغراض خاصة بالعمل – بناءً على طلب الإدارة المختصة بترخيص من المدير المالي، كما له أن يأذن بصرف عهد مؤقتة على ذمة بدل السفر ومصروفات الانتقال عن المأموريات داخل البلاد أو خارج البلاد أو على ذمة العلاج ويتعين الحصول على موافقة المدير العام أذا زادت قيمة العهدة عن (ــــــ) ريال.
2-يجب تسوية العهدة المؤقتة بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله وإذا تأخر تقديم حساب هذه العهدة مدة تزيد على أسبوع يجب أن يقدم من بعهدته السلفة مبررات التأخير ويحدد المدير المالي المدة اللازمة لتقديم المستندات وتتخذ الإجراءات اللازمة لمجازاة صاحب العهدة في حالة تأخر التسوية عن هذه المدة.
3-لا يجوز استعاضة العهدة المؤقتة ولا تصرف أكثر من عهده مؤقتة للشخص الواحد.
4-يحفظ بالقسم المختص بالإدارة المالية سجلاً خاصاً تدرج فيه جميع العهد المؤقتة والمستديمة وموضحاً بها البيانات التفصيلية اللازمة أو من خلال النظام الآلي وعلى المدير المالي أو من ينيبه متابعة تسوية العهد في مواعيدها والتأشير على الدفتر بما يفيد إتمام التسوية أو تصفير الحسابات المعنية.
الهدف الرئيسي من العهد النقدية هو صرف بعض المبالغ من خزينة الشركة فى صورة عُهد نقدية (مؤقتة/مستديمة) وذلك للعاملين التى تتطلب طبيعة أعمالهم ضرورة توافر تلك المبالغ لديهم لآداء وإنجاز الأعمال والمهام الخاصة بالشركة.
أما الهدف من السُلف النقدية هو العمل على تكافل ومساعدة العاملين بالشركة دون الحصول منهم على أي فوائد نظراً لبعض الظروف الخاصة التي قد يمر بها الموظف أثناء فترة عمله بالشركة، وذلك لتحفيزه على آداء وإنجاز العمل بالشكل المطلوب وذلك وفقاً للمعايير المنظمة لصرف السُلف.
اجراءات العهد والسلف فى شركات المقاولات
سياسات التعامل مع العهد النقدية
لا يجوز الموافقة على صرف أي عهدة نقدية إلا بعد التحقق من مشروعية صرف العهدة في ضوء اللائحة المالية للشركة (وفي حدود الموافقة الصادرة من السلطة المختصة)، مع الكشف على ما قد يكون قد سبق صرفه من عهد ولم تُسوى لذات الشخص أو لذات الغرض.
تلتزم الإدارة المالية بالمتابعة الدائمة لأرصدة العهد النقدية للعمل على تسويتها أولاً بأول في المواعيد المحددة للتسوية وإستقطاعها من أول مستحقات لذوي العهد في حالة عدم تسويتها في الموعد المحدد.
لا يجوز صرف أي عهدة مؤقتة في الشهر الأخير من السنة المالية إلا في الأحوال التى يكون من المؤكد إنجاز العمل الصادر من أجله العهدة قبل نهاية السنة المالية.
في حالة طلب العهدة المستديمة يتم ذلك في أول شهر من السنة المالية من كل عام ويجب إعتماده من السلطة المختصة طبقاً لجدول صلاحيات الصرف والإعتماد
يجب أن يتم تخفيض العهدة أو إستعاضتها بالكامل إلى خزينة الشركة في حالة إذا كانت عهدة راكدة لم تستخدم لمدة أكثر من شهر.
تلتزم الإدارة المالية بالتنبيه على أرباب العهد النقدية بضرورة إقفال العهدة النقدية قبل نهاية كل شهر، بحيث يتم تسوية جميع المصروفات التى صُرفت من هذة العهدة في نفس الشهر الذي صُرفت فيه، وفي حالة العهد المستديمة يجب تسوية الأجزاء المُنصرفة منها في نفس الشهر الذي صُرفت فيه.
يجب إقفال العهد النقدية بمجرد إنتهاء الغرض الذى صرفت من أجله.
يجب أن يتم تسوية العهد النقدية المؤقتة في خلال فترة لا تزيد عن 15 يوم من تاريخ صرفها لطالب العهدة وذلك طبقاً للائحة المالية للشركة.
يجب إجراء جرد للعهدة النقدية المستديمة في نهاية السنة المالية بصفة عامة.
يجوز إجراء جرد للعهدة النقدية في أي وقت خلال السنة لأي هدف قد تراه الإدارة المالية.
يتم توريد الزيادة عند جرد العهدة النقدية بخزينة الشركة، أما في حالة إكتشاف عجز يدفعه صاحب العهدة بإعتماد السلطة المختصة طبقاً لحدود الصلاحيات مع إجراء تحقيق قانوني مُعتمد.
يجب ﺃﻥ تتم إجراءات الجرد من خلال لجنة يتم تشكيلها مكونة من:
مسئول الحسابات العامة.
مسئول رقابة الجودة المالية.
يجب رد المبالغ المتبقية بدون صرف من العهدة المستديمة فى نهاية كل سنة مالية بحيث يتم إقفال رصيد حساب العهدة فى نهايتها وبالتالي تظهر فى الحسابات الختامية خالية منها على أن تُجدد فى أول السنة المالية التالية.
سياسات التعامل مع سُلف العاملين
يجوز منح سُلفه مؤقتة للموظف تحت حساب المُرتب بشرط أن يكون ذلك بعد اليوم الخامس عشر من كل شهر وبحد أقصى نصف الأجر الشهري له ويلزم إستقطاع المبلغ بالكامل من مرتب الشهر القادم.
يتم تقسيم أقساط السُلفة على 6 أشهر كحد أقصى وذلك طبقاً للائحة المالية للشركة، وفي حالة طلب تقسيطها لأكثر من ذلك يلزم توافر موافقة الرئيس التنفيذى للمجموعة.
لا يجوز أن يتعدى مبلغ السلفة مره ونصف من الراتب الشهري الصافي للموظف إلا في حالات إستثنائية معينة تتطلب موافقة الرئيس التنفيذى للمجموعة.
حتى يحق للموظف طلب سُلفة نقدية يجب أن يكون قد أمضى في العمل بالشركة مدة لا تقل عن سنة تعاقدية كاملة.
لا يجوز الموافقة على منح السُلفة النقدية للموظف في حالة وجود أي خطابات إنذار أو لفت نظر سابقة قد تم إصدارها للموظف.
لا يحق للموظف الحصول على سُلفة نقدية جديدة حتى يتم تسديد آخر سُلفة قد حصل عليها.
جرد العهدة
المقصود بجرد العهدة هو مطابقة رصيد حساب العهدة في السجلات والدفاتر مع ما هو موجود فعلاً في العهدة وتكمن أهمية جرد العهدة بشكل مستمر في إكتشاف أي عجز أو زيادة قد يحدث نتيجة لأسباب مختلفة بسرعة، بالإضافة إلى تسهيل إكتشاف أي سرقة أو إختلاس لأموال الشركة لما تمثله النقدية وما فى حكمها من اهية كبيرة لدى الشركة.
سياسات جرد العهدة
جرد العهدة
تخضع العهدة للمراجعة والجرد المفاجئ مرة على الأقل شهرياً، وبخلاف جرد نهاية السنة المالية، ويكون الجرد شاملا لكافة مستندات العهد تحت التسوية:
• أمين العهدة او محاسب الموقع.
• محاسب .
• مسئول رقابة الجودة المالية.
• مسئول الحسابات العامة.
ويُحرر محضر في كل مرة يوضح به نتيجة الجرد ويوقع عليه أعضاء اللجنة، بالإضافة إلى محضر تسليم الالعهدة لأمين العهدة بعد إنتهاء الجرد، مع مطابقة رصيد العهدة من واقع الجرد على رصيد الدفاتر
إذا ظهر فرق بالعجز أو الزيادة في رصيد العهدة يجب رفع الأمر إلى المراقب المالي لإتخاذ إجراءات التحقيق اللازمة وتحديد المسئولية على أن يتم توريد الزيادة وأن يُحاسب أمين العهدة على العجز ، وفى الحالات التي يتبين فيها أن العجز قد حدث بسوء نية أو كبر قيمة العجز يجب إشراك الشئون القانونية لاتخاذ ما تراه لازما لاسترداد المبلغ من الموظف أو من الجهة المؤمن طرفها.
يتم إجراء جرد سنوي للعهدة و ذلك قبل إنتهاء السنة المالية، وتحرير محاضر الجرد اللازمة مع ذكر أخر إيصالات صرف وايصال اضافة للعهدة والمبالغ تحت التسوية.
يجب تسوية كافة العهد النقدية قبل إجراء جرد العهدة في نهاية السنة المالية.
قيد تكوين العهدة
تم صرف مبلغ 5000 جنيه عهدة الى الموظف محمود وذلك كعهدة لموقع المستشفى المركزى
5000من ح/العهد-محمود
5000الى ح/ الخزينة
5000او الى ح/ البنك
5000او الى ح/ العهد –اسم الموظف
5000او الى ح/ جارى الشريك-السيد
صرف عهدة للموظف محمود
قيد تسوية العهدة
تم صرف مبلغ 500 ج وذلك فاتورة تليفون و200 جنيه شراء سولار للمولدو300 انتقالات ومبلغ 1000 دفعه للمقاول و2000جنيه عهدة لموقع البنك المصرى كما قام بشراء لفة خرطوم لموقع البنك بملغ 300 جنيه لشراء مستلزمات للموقع
500من ح/ تكاليف العمليات المستشفى المركزى-اتصالات
200من ح/ تكاليف العمليات المستشفى المركزى –سولار وبنزين
1000من ح/ مقاولى الباطن –المقاولى على سيراميك
2000من ح/ العهد-سيد على
300من ح/ تكاليف العمليات البنك المصرى-مصروفات نثرية
4000الى ح/ العهد -محمود
تسوية عهدة رقم 1 الموظف محمود
تعليقات
إرسال تعليق