كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك

كيف تختار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك

في ظل تعدد الشركات التي تقوم ببيع الانظمة والبرامج المحاسبية يثار تساؤل كيف اختار البرنامج المحاسبي المناسب لشركتي ولهذا السؤال الاهمية لما يأتي:

1- اعداد وتهيئة النظام المحاسبي يحتاج الى فترة زمنية وخصوصا اذا كانت الشركة قائمة فلذلك ليس من السهولة تغيير البرنامج بعد ذلك لما يترتب عليه من أعباء.

2- التكلفة المادية للبرنامج.

3- احيانا قد تواجه الشركة صعوبة في تصدير قواعد البيانات الخاصة ببرنامج معين الى برنامج اخر وذلك لاختلاف اللغة البرمجية لكل منهم وطريقة التشفير للبيانات وغيرها من الأمور الفنية.

فكيف تختار برنامج المحاسبة المناسب لشركتك

كثير منا يتعرض في عمله إلى ضرورة المفاضلة بين برامج محاسبية متعددة وكل منها له ميزاته المغرية لاستخدامه. ويقع في حيرة اختيار أيهم أفضل لشركتي حاليا ومستقبليا.

في البداية لابد أن نتفق على أنه ليس هناك البرنامج الأمثل (سواء من حيث الإمكانيات أو التكلفة) لكل الشركات فما يناسب شركة ما ليس بالضرورة أن يناسب شركة أخرى حتى ولو في نفس مجال النشاط وذلك لاختلاف احتياجات الشركات عن بعضها البعض. وعليه فهناك عدد من النصائح الاسترشادية التي يمكن استخدامه كمعايير للمفاضلة بين البرامج المختلفة وان شراء البرنامج يشمل كذلك شراء تجهيزات مادية من اجهزة ومتطلبات فنية كجهاز سيرفر ذو مواصفات معينة وهكذا ويجب ان تسال عن عدد اليوزر الذي ستقوم الشركة بتوفيره لك:

أولا: حجم أعمال الشركة:

الإجابة على هذا السؤال تقرر الحاجة إلى استخدام البرامج المحاسبية الجاهزة بدلا من استخدام الدفاتر أو الإكسيل من عدمه. فمثلا الشركة التي حجم أعمالها اقل عن 500000 جنيه بالتأكيد يمكن أن تسر الأمور بدون الحاجة إلى برنامج جاهز حيث يمكنها العمل بالإكسيل.

ثانيا: نشاط الشركة:

من المعروف في عالم البرمجيات، وجود برامج متخصصة في نشاط معين (مقاولات ...الخ)، وهناك برامج أخرى عامة (غير متخصصة بمعنى لا وجود لمكون فيها يمكن من خلاله القيام بعمل المستخلصات كما في المقاولات) وهي تصلح للأنشطة التجارية أكثر. وطبعا تكلفة شراء الأولى أعلى بكثير من تكلفة شراء الثانية.

ثالثا: مكونات البرنامج الجاهز:

تلجأ بعض شركات البرمجيات إلى تجزئة برنامجها إلى أجزاء او ما يسمى موديول وهو ما يحقق حاجات معينة للعميل فالعميل قد يشترى ما يناسبه فقط ويكون شراء الموديول أرخص من شراء المنظومة كاملة حيث يكون هناك موديول للحسابات العامة وموديول لشؤن العاملين وموديول للمقاولات وموديول للتصنيع وهكذا

(المخزون، العملاء، اليومية العامة......إلخ)

وطبعا كل جزء يعمل بصورة منفصلة عن الأخر ولا يرى أو يتأثر بعمليات الأجزاء الأخرى. والهدف من ذلك هو تخفيض التكلفة بالنسبة للعميل ولكن واقع الأمر أن العميل في النهاية سوف يحتاج إلى باقي الأجزاء، ويفاجئ بأن التكلفة الإجمالية زادت عن المخطط له أكثر من الميزانية التي وضعها للبرنامج.

والأفضل هو اختيار برنامج يشمل كل أوجه النشاط المرتبطة بالعمل المتخصص أو العام ويمكن تلخيصها في:

إدارة حسابات العملاء:

(عروض وأوامر البيع، الفواتير، المردودات، التحصيلات، ارتداد الشيكات...الخ).

إدارة حسابات الموردين:

 (عروض وأوامر الشراء، الفواتير، المردودات، المدفوعات، ارتداد الشيكات...الخ).

إدارة الحسابات العامة:

 (تسجيل القيود، تسوية حسابات البنوك، الأستاذ العام، .... إلخ)

إدارة المخزون:

 (تسجيل أذون الوارد والمنصرف والمرتد وتسجيل العجز أو الزيادة في المخزن من واقع إدارة حسابات العملاء والموردين.

الأجور والمرتبات.

إدارة الفروع أو نقاط البيع.

القدرة على عمل التقارير الخاصة بكل ما سبق وأيضا التقارير الختامية من ميزانية ......الخ.

تكامله مع برامج أخرى مثل الإكسيل والأكسس وقابليته للاستيراد والتصدير منهم واليهم.

رابعا: توافر الدعم الفني للبرنامج:

وهو أهم عامل للاختيار. ويفضل في هذه الحالة الاتصال بمستخدم أو أكثر سبق لهم العمل على البرنامج والاستفسار عن مدى جودة الدعم الفني والأهم تكلفته. فبعض الشركات تخفض في سعر البرنامج وتعوض ذلك في ارتفاع تكلفة الدعم الفني. يعني اللي أنت وفرته بالشمال لازم تدفعه باليمين وأحيانا لا يكون هناك دعم فني للبرنامج الامر الذي يعنى أنك قد قمت بشراء سمك في ميه فعند حدوث أي مشكلة في البرنامج عليك ان تتعامل انته مع البرنامج ونصيحة منى عليك ان تتعلم البرمجة والامور الفنية حتى تستطيع حل المشاكل التي ستقابلك.

خامسا: التوصيات:

طبعا لابد من استشارة المحاسب القانوني للشركة فهو في النهاية من سيراجع على البرنامج وهل له قدرة العمل عليه ومراجعته. كذلك توصيات من شركات أخرى (أو سابقة أعمال للشركة المنتجة للبرنامج)، طبعا لو تم ترشيح البرنامج من قبل شخص موثوق به أو شركة تعمل في نفس النشاط.

مما يضمن سلامة البرنامج من المنظور المحاسبي، فللأسف هناك بعض البرامج الجديدة ورخيصة الثمن بها أخطاء محاسبية لا تغتفر نظر الآن القائمين عليها لم يستعينوا بمحاسبين محترفين أثناء التصميم.

سادسا: سهولة الاستخدام:

عندما يتعلق الأمر باختيار البرمجيات، كثيرا ما يغفل هذا الجانب، ولكنه من الأهمية بمكان أن يأخذ في الحسبان. بغض النظر عن كم أن البرنامج كبير ويغطي احتياجاتي أو كم هو رخيص، إذا كانت واجهة الاستخدام وأساليب تنفيذ العمليات مرهقة للغاية أو من الصعب معرفتها، فتأكد أن البرنامج لن يستخدم.

فسر نجاح أي برنامج جاهز هو ما يبقيه بسيطا سهلا لاستخدام ويبقى التركيز على احتياجات العمل الخاصة بك. فابحث عن البرامج ذات واجهات سهلة.

العناصر الستة السابقة عند أخذها في الحسبان سوف تساعدك بالتأكيد على اتخاذ القرار السليم في شراء البرنامج الجاهز المناسب لك حاليا والقادر على دعم احتياجاتك المستقبلية.

سابعا: عندما يتعلق الامر بشراء البرنامج المناسب يجب ان تعرف احتياجاتك المستقبلية ولا تختار البرنامج الذي يلبى احتياجاتك في الفترة الحالية فقط فبعض البرامج لا تتوافر فيها تحديثات او يكون من الصعوبة ترقيتها الى اصدارات احداث نتيجة عدم قيام الشركات بتحديثات للبرنامج

ثامنا من الافضل ان تجعل الشركة تعطيك برنامج ديمو للبرنامج تعمل عليه فترة مؤقته حتى تتعرف عليه بصورة عملية وتستطيع الحكم عليه وهناك بعض البرامج التي تعمل على انظمة سحابية حيث يتم فتح حساب لشركتك ويمكنك تجربته

ونصيحة أخيرة مني:

عند استقرارك على البرنامج تجنب أن يصيبك الإحباط عند إعداد البرنامج للعمل والتدرب على تنفيذ العمليات وتسجيل المدخلات من بيانات العملاء والموردين والمخزون ..... إلخ. فأنا أعلم كم يكون مملا ومرهقا صدقني لكن ضع في اعتبارك أنك عند تجاوزك لهذا المنحنى سوف يكون عندك نظام محاسبي منظم تستطيع من خلاله ممارسة عملك ومراجعته والحصول على نتائجه بسهولة ويسر ودقة عالية. والله الموفق أولا وأخرا.