نصائح للشركات الصغيرة للدخول في المناقصات الحكومية 

هذا الموضوع موجه  لمن يرغب في الدخول في المناقصات الحكومية -بمختلف مجالاتها - ولكنه لا يملك الخبرة الكافية للولوج لهذا الاستثمار، ربما لأن الحكمة السائدة هي "أن الإنسان عدو ما يجهله"، فيظن البعض أن هناك مخاطر أو مخاوف من المشاركة في "كعكة مناقصات الحكومة" أو أنها حكرا لفئة معينة . لا أقول أن هذا الكلام غير صحيح كما لا أؤيده كليا، فالإنسان يسعى بجهده ومن الله التوفيق والجزاء لهذا الاجتهاد، وهو الرزاق وكفى.

أولا: نبذة بسيطة عن نظام المشتريات:

يتكون نظام الشراء من أسئلة يستخدمها الإنسان العادي في شراءه من أي محل، وتستخدمها كبرى الشركات العالمية. فهي متشابهة وإن تعددت الألفاظ وتنمقت الكلمات، فهي تبقى في بساطتها كالتالي:

1. لماذا تشتري؟

2. ماهي الكمية المطلوبة؟

3. متى نحتاج للمادة؟

4. القيمة؟

5. من أين تشتري؟

عمل نظام المشتريات هو الإجابة عن هذه الأسئلة على أرض الواقع وتفعليها بأفضل طريقة ممكنة.

ثانيا: شروط الدخول في مناقصات ومشتريات الوزارات الحكومية:

توجد هناك شروط للدخول في المناقصات وتوريد المواد للوزارات الحكومية، وبالسؤال عن هذه الشروط والبحث عنها تستطيع أن تبدأ منها قاعدتك الأساسية في المنافسة للدخول لهذه المناقصات.

ثالثا: يجب أن تعلم أن هناك فرق بين المناقصات ودعوة عروض الأسعار للشركات.

المناقصة (Tender): يتم نشرها في الجرائد الرسمية، ففي العادة يتم طرح مناقصة توريد (مواد/ سلع/ خدمة ..الخ)، في الجرائد بسبب أن تكلفة المشروع كبيرة وإجراءاتها قد تأخذ زمنا من الوقت.

دعوة عروض الأسعار (Invitation To Quote أو Request For Quotation): هي عملية مصغرة للمناقصة، إلا أنه لا يتم نشرها في الجرائد بالعادة بسبب صغر القيمة المالية لها، أو لأن المواد المطلوبة مستعجلة أو متكررة، أو لغيرها من الأسباب. ويتم في "دعوة عروض الأسعار" اختيار مجموعة من الشركات التي تقوم بتوريد هذه المواد، وإرسال دعوة لتقديم عروض أسعارها للمواد المطلوبة إما بالفاكس، أو الإيميل.

رابعا: هل شركتك تستطيع فعلا توريد المواد ؟

على شركتك إما أن تكون مصنّعة للمواد المطلوبة، أو تقوم بشراءها من الخارج وتوريدها للمؤسسة. ومعظم الشركات التي تقوم بالتوريد في السلطنة ما هي بائع وسيط بين الجهة المصنّعة (خارج السلطنة) وبين المؤسسة الحكومية. ولذلك أصحاب العقول التجارية يقومون بالبحث عن الشركات والمصانع العالمية للحصول على وكالة حصرية للبيع في السلطنة.

خامسا: هل شركتك تستطيع فعلا توريد المواد في الوقت المحدد؟

متى ما كانت شركتك قادرة على الإلتزام بتوريد المواد في الوقت المطلوب دون أية عوائق ومشكلات فإن ذلك يضمن لك وللمشتري انسابية العمل وسهولته. أما في حالة حدوث أية صعوبات في التوصيل (كحدوث الكوارث الطبيعية المؤثرة على حركة الطرق، أو الميناء، والمطارات...الخ)، أو وجود معوقات في بلد المادة، يجب أن يتم إخطار المشتري مباشرة وجعل الصورة واضحة له منذ البداية، فذلك يستطيع المشتري القيام بتقبل عذر التأخير، وربما المساعدة في حل هذا العائق.

سادسا: اشتري وثائق المناقصة.

اذا كانت شركتك من الشركات التي تقوم بتوريد المواد المطلوبة في المناقصة عليك بشراء المناقصة وفهم قوانينها وشروطها بالكامل، حتى وإن كانت هذه المرة الأولى لك، حتى وإن كنت لا تستطيع أن توفر المواد، فقط قم بشراء وثائق المناقصة لتتعلم كيف هي الشروط والقوانين والالتزامات بالمناقصة. وفي العادة تكون شروط المناقصات في الوزارة ثابته لا تتغير ما عدا تغيير الاسم والكمية وموعد التسليم.

سابعا: كيف تكون من ضمن الشركات التي يتم طلبها لإرسال عروض أسعارها (ITQ)؟

كما ذكرت في النقطة الثالثة، فإن دعوة عروض الأسعار يتم اختيار الشركات الموردة للمواد وإرسال الدعوة عن طريق الفاكس أو الإيميل. وللعلم لا يتم دعوة جميع الشركات التي تقوم بتوريد المواد وذلك لأن في هذا أعباء إدارية إضافية. على سبيل المثال ترغب مؤسسة حكومية في شراء طابعات من نوع HP لأجهزة الكمبيوتر لديها، هناك العشرات (وربما المئات) من الشركات المسجلة في أمانة لجنة المناقصات والتي تستطيع توريد أجهزة الطابعات من هذا النوع. إلا أن القسم الشرائي بالمؤسسة لا يقوم بدعوة جميع تلك الشركات لإرسال عروض أسعارها لتوريد المواد، ويتم فقط دعوة عدد معين لتقديم عروض أسعارها. 

ما هي الشركات التي يتم دعوتها لتقديم عرض أسعارها؟

- الشركات ذات الخبرة في التعامل مع المؤسسة الحكومية.

- الشركات المالكة للوكالة الحصرية

- الشركات التي يتذكرها موظف الشراء. (بحسب تعامله مع الشركات فإنه يتذكر فقط الشركات التي تقوم بتوريد المواد باستمرار، وقليل ما يتم تذكر الشركات الجديدة، أو الشركات المسجلة لديه والتي في امكانها توريد المواد إلا أنه لم يحالفها الحظ في الذاكرة).

كيف تكون شركتك ضمن الشركات التي يحالفها الحظ في إرسال دعوة عروض الأسعار لها؟

- بناء السمعة الجيدة، بأداء العمل وإنجازه على أكمل وجه. 

- التواصل مع القسم الشرائي: يخطئ كثير من أصحاب الشركات بأنه عندما يسجل شركته ضمن الشركات الموردة في المؤسسة الحكومية بأنه سيتم في كل مرة دعوته وهنا الخطأ. على الأقل مرة كل شهرين قم بإجراء اتصال مع قسم الشراء حتى يتذكر شركتك، أو قم بزياره طيبه ودوده للقسم الشرائي ( ولا تكثر الإطالة). كان في السابق أصحاب الشركات يقدمون الهدايا لموظفي قسم الشراء ولكن الآن أصبح الأمر محرم ولا يتم التهاون في هذا الموضوع فأحذر جيدا لمن تتعامل معهم.

- يكن العمل بين شركتك والمؤسسة الحكومية سلس ومرن بأقصى ما يمكن. ففي الوزارات أحيانا يكون فيها التأخير في الوقت في استلام المواد، أو التأخر التدقيق على الفواتير، أو تسليم المبالغ، فلا تكثر من الاتصالات أو "المشاكسات". وليكن في ذهنك أيضا أن موظفي الحكومة يريدون دائما أن يكونوا على حق. فلا تكثر الجدال في أمر قد يؤثر على تعاملك معهم في المستقبل إلا أن يكون أمرا فيه حق وعدل لك ومثبت بالأوراق، عندها تستطيع المطالبة به.

ثامنا: عرض الأسعار والتسعيرة: 

خير الأمور الوسط. لا تجازف بالسعر الذي تقدمه بالارتفاع أو النقصان. كما أنك لا تريد أن تخسر عقد التوريد، فإنك أيضا لا تريد لشركتك الخسارة. ومن الأمور المعقدة قليلا في التسعيرة هو عندما يكون عقد التوريد على دفعات خلال فترة من السنوات. فإنه يجب وضع سعرمتوقع يشمل معه ارتفاع الأسعار في المستقبل وحساب التكاليف المتوقعة بشكل دقيق (مثال: سعر المادة خلال سنوات التوريد، سعر الشحن، سعر تأمين المواد، ...الخ). من خلال تعاملي مع عروض الأسعار فإن الفارق البسيط أحيانا في السعر يشكل الفيصل في اختيار شركة عن شركة أخرى. وهنا مثال حقيقي تعاملت معه الشهر الماضي على شركة تقدمت بعرض سعر (30جنيه) للوحدة وشركة أخرى تقدمت بعرض سعر (29.5جنيه) للوحدة، الفرق هنا (50 قرش) فقط، وكلتا الشركتان توردان نفس المادة ونفس الفترة (3 سنوات)، كانت الشركة الفائزة هي الشركة صاحبة عرض (29.5 جنيه). قد يقول أحدهم بأن الفارق لا شيء... خمسين قرش، إلا أن كمية المواد المطلوبة تساوي 300 الف وحدة، والفارق الإجمالي يشكل مبلغ قدره 150 ألف جنيه. إ. 

أيضا أود الذكر بأنه يجب أن يكون عرض أسعار شركتك واضح ودقيق. وهذه إحدى المعوقات وتعتبر أخطاء بدائية وقلة فهم من بعض الشركات في تقديم عرض أسعارها، ومن هذه الأخطاء:

- تقديم عرض الأسعار لا يحتوي على كامل التفاصيل المطلوبة، مثل صلاحية الأسعار، أو كتابة المرجع (رقم المناقصة أو رقم تسلسل طلب دعوة عرض الأسعار) وغيرها.

- عدم كتابة سعر الوحدة للمادة المطلوبة واستبدالها بكتابة سعر الصندوق (بالجملة) أو تقديم سعر بوحده مختلفة. يتم تجاهل عرض أسعار هذه الشركة إذا وجدت شركات أخرى التزمت بتوضيح السعر المطلوب. (أحيانا قليلة يتم الاتصال بالشركات لتعديل سعرها وإرساله مرة أخرى).

- إرسال عرض الأسعار لمكان آخر غير المكان المطلوب، وعدم تأكد الشركات من وصول عرض الأسعار لقسم الشراء.

- عدم الالتزام بكتابة صلاحية عرض الأسعار، أو تقديم صلاحية عرض أسعار بغير مواصفات الجهة الطالبة. ( يتم التدقيق ومخاطبة الشركة لتعديل صلاحية العرض أو تجاهل العرض المقدم من الشركة).

- ختم وثائق عرض الأسعار على الأرقام وسعر الوحدة مما يؤدي للإلتباس.

- ترغب بعض الجهات الحكومية بتقديم عينات مع عرض الأسعار للشركات، وتقوم الشركات بإرسال عرض الأسعار فقط دون العينات. (يتم تجاهل الشركات التي لم تتقدم بالعينات، حتى وإن كانت أسعارها منافسة).

- إرسال العينات لمكان خاطئ ولا تقوم الشركة بالتأكد من أن قسم الشراء قد استلم العينات بالفعل.

تاسعا: التعامل مع العقود الحكومية في حالة ارتفاع الأسعار.

في هذا العالم الاقتصادي المتغير، قد ترتفع الأسعار بصورة مفاجئة ولم يحسب لها، لذلك يستطيع صاحب الشركة كتابة رسالة للجهة الحكومية يشرح فيها الوضع الطارئ ووضع التفاصيل الكاملة ويطلب منها الموافقة على زيادة السعر حتى لا يقع في خسارة فادحة. وبما أن الجهة الحكومية ليست بجلاد ولا بشركة ربحية فإنه يتم النظر في طلب الشركة ودراسة السوق ومعرفة إن كان هناك ارتفاع مفاجئ يتم على أساسه الموافقة على طلب الشركة أو رفضه.

وفي النهاية، هناك الكثير من المهارات والنصائح للتعامل مع المناقصات الحكومية لم استطع كتابتها كلها لضيق الوقت ولعدم تذكرها في الوقت الحالي. أتمنى أن يكون هذا الموضوع واضح ومفيد لكم أخواني، والله الموفق. 

ثق تماماُ أن جميع المشرفين والاعضاء معك الى أن نسمع يوما أنك صاحب أكبر شركة مقاولات لان منتداك سيبقى في قلبك

فللحصول على المناقصة والفوز بها أساليب منها ماهو قانوني ومنها ما هو غير قانوني ( تلاعب )

وهنا لا أعرف هل يمكنني طرح أساليب التلاعب المستخدمة للفوز بالعطاء في هذا المنتدى أو أكتفي

بطرح الاساليب القانونية ؟؟

فالاساليب القانونية

1- تحليل البند الى أصغر فعل وتقييم الافعال ماليا ثم يضيف نسبة المصاريف ونسبة الارباح

2- اعادة حساب الكميات من المخططات ومقارنتها بالكميات الموجودة في جدول الكميات

ثم تحميل قيمة اسعار بند كميته الفعلية اقل من المرصود الى قيمة بند كميته الفعلية اكثر من المرصود

3- تحسين السمعة للشركة بالتميز في انجاز تنفيذ المشاريع حسب المواصفات بدقة.

4- العلاقات الاجتماعية وحسن التواصل والمشاركة في الانشطة التي تخص مجال الهندسة والمقاولات

ولتوسع هذا المجال فإني أختصر الحديث بمهارة واحدة وهي فن الادارة وعليك أن تبذل جهدك في تنمية هذه المهارة

مقال منقول