لماذا تشترى الشركات البرامج المحاسبية؟

هناك العديد من التساؤلات عن اهمية البرامج المحاسبية للشركات واهميتها ايضا للمحاسبين في هذه السلسلة من المقالات سنقوم بشرح اهمية البرامج المحاسبية لكل من الشركات والمحاسبين كما سنقوم بتوضيح بعض الاسس والمبادئ التي يتم على اساها تقييم شركات البرامج لاختيار البرنامج الملائم فاختيار البرنامج المناسب للشركة امر ليس بالسهل لأنه سيترتب عليه ادخال البيانات الخاصة بالشركة والحسابات وهذا امر سيأخذ فترة زمنية وان اعادة ادخالها من جديد في برنامج اخر سيكلفك الكثير من الوقت والمصاريف بل ربما لن تلجا الى تغيير البرنامج مهما كان به من عيوب وذلك تفاديا لمشاكل نقل البيانات من برنامج الى اخر والوقت الذى ستتكبده في ذلك فلذلك في البداية عليك بالتركيز على اختيار شركة البرمجيات التي توفر لك ولشركتك الاحتياجات التي تكون انت في الحاجة اليها

وهنا نبدأ في توضيح اهمية البرنامج المحاسبي للشركات ولماذا تلجا الشركات الى شراء تلك البرامج واستخدامها:

1- تعتبر البرامج المحاسبية وسيلة امنه لحفظ البيانات وذلك لان غالبة البرامج تقوم بعمل قاعدة بيانات واخذ نسخة احتياطية من البيانات بصورة دورية تقوم الشركة بتحديدها

2- تقدم البرامج العديد من التقارير والتفصيلات في اوقات زمنية بسيطة قد لا يستطيع المحاسبون استخراجها في نفس الفترة الزمنية

3-توفير وقت العمل حيث ان الادخال على برامج محاسبية جاهزة يوفر العديد من الوقت في تصميم ملفات الاكسيل او الدفاتر لإدخال البيانات

4- يكون هناك استقرار نوعا ما في ادارة الحسابات حيث لن تتأثر بغياب شخص أو رحيل شخص عن العمل وذلك لأن العمل على البرنامج يتلافى مشكلة أن يقوم شخص ما بأخذ البيانات معه عند رحيله.

وتوجد العديد من الفوائد الاخرى للشركات.

وبالنسبة لأهمية البرامج المحاسبية للمحاسبين فإننا سنقوم بتوضيح أمرر يثار أن البرامج المحاسبية تحول المحاسبين إلى مدخلي بيانات فالواقع ان هذا الكلام غير صحيح وذلك لان التعامل مع البرنامج المحاسبي ليس ادخل بيانات فقط بل توجيه هذه البيانات وادخال كل في ما يخصه وهو امر لن يستطيع القيام به الا من يتقن المحاسبة ويفهم مبادئها وان استخدام البرامج المحاسبية لا يعدو الا ان يكون تطوير للدفاتر التي كان يتم استخدامها قبل ذلك او تطوير لاستخدام مايكروسوفت اكسيل في تسجيل بيانات الشركة فهل يعتبر قيام الشخص بإدخال البيانات في الدفاتر الورقية هو ادخال فالبرنامج المحاسبي ليس سوى تطوير وتغيير في الدفاتر من ورقية الى إلكترونية

وللبرامج المحاسبية فوائد كثيرة على المحاسبين منها:

1- توفير اوقات في حفظ الملفات حيث ان اغلب العمليات تكون على البرنامج

2- سرعة اصدار وطباعه التقارير المطلوبة

3- الربط بين العمليات وبعضها البعض بشكل فورى فانت حين تقوم بإجراء معاملة فإنها تؤثر (تسمع) في كل الحسابات الخاصة بها

4- توفير وقت في المراجعة والرقابة

5- تكون التقارير الخاصة بها أكثر دقة من غيرها

والآن نتوجه الى السؤال المهم الذي يشغل بال الكثير من المسؤولين عن قرار اتخاذ الشراء او كيف سيحدد الشركة التي سيقوم بشراء البرنامج منها

أو ما هي المميزات التي ينبغي عليك ان تسعى الى شرائها وان تكون موجودة في البرنامج الذي تسعى الى شرائه

فكيف تختار البرنامج المناسب؟

وما الذي يجعل هذا البرنامج مناسب لك دون غيره؟

هناك أربع عوامل او مبادئ اساسية يتم بناء عليها اختيار البرنامج المحاسبي المناسب لشركتك وهي: -

1. مبدا المنفعة / التكلفة من أهم المبادئ التي ينبغي عليك ان تسعى لها في اختيار برنامج المحاسبة مبدأ منفعة التكلفة والذي ينص على ان المنفعة الناتجة من استعمال برنامج المحاسبة تساوى أو أكثر من تكلفة البرنامج المحاسبي وهو ما يعنى ان البرنامج لا تحدث به مشاكل او ان هناك فقد للبانات يحدث نتيجة عدم الحفظ التلقائي له كما ان السعر الخاص بالبرنامج يكون متوافق مع امكانيته وما يوفره

2. مبدأ التوافق والملاءمة يجب على أن يكون تصميم برنامج المحاسبة يتناغم ويتفق مع طبيعة نشاط المنشاة والعنصر البشري فلا تقوم بشراء برنامج لنشاط اخر بدعوى رخص ثمنه لتطبقه على نشاطك فكل برنامج مصمم لخدمة نشاط معين يأخذ في اعتباره الخصائص المميزة لهذا النشاط فلا تقم بالعمل على برنامج تجارى وانت شركة مقاولات فهناك فرق بين النشاط التجاري ونشاط المقاولات.

3. مبدأ الرقابة والتحكم مبدأ الرقابة والتحكم ينص على ان كل برنامج محاسبي يجب ان يتوفر فيه نظام الرقابة الداخلي الذي يحمي أصول الشركة والذي يؤكد على صحة البيانات الموجودة فيه وهو ما يستدعى تحديد الصلاحيات والمسؤوليات على البرنامج.

4. مبدأ المرونة يجب أن يتوفر في برنامج المحاسبة مبدأ المرونة ليواكب التطورات التي ممكن أن تنشأ عن تطور المنشأة والمتغيرات التي ممكن أن تحدث فالقوانين تتغير وخاصة معايير المحاسبة والقوانيين الضريبية وما يستلزمه ذلك من تعديلات واضافات للبرنامج المحاسبي.

انتهى الجزء الأول من كلامنا عن إسباب شراء الشركات للبرامج المحاسبية ،وإلى لقاء قريب في الجزء الثاني من حديثنا عن البرامج المحاسبية، والتي سنتناول فيها بالتوسع المتطلبات التي يجب ان تتوافر في الشركة التي تقوم بشراء برنامجك المحاسبي منها.