تولي المحاسب الجديد مهامه في شركة مقاولات صغيرة دون تسلم العمل من المحاسب السابق

عند تولي المحاسب الجديد مهامه في شركة مقاولات صغيرة دون تسلم العمل من المحاسب السابق، يصبح التقييم الأولي للوضع المالي خطوة حاسمة لفهم الواقع المحاسبي للشركة. فيما يلي الإجراءات التفصيلية التي يجب اتباعها في هذه المرحلة:
 

 جرد السجلات والمستندات المتاحة

يبدأ المحاسب الجديد بإجراء جرد شامل لجميع السجلات والمستندات المالية المتوفرة في الشركة. يشمل ذلك تجميع كافة الملفات الورقية والإلكترونية المتعلقة بالحسابات، مثل دفاتر اليومية، سجلات المشتريات والمبيعات، كشوف البنوك، ملفات الضرائب، وعقود المشاريع. من المهم تصنيف هذه المستندات حسب نوعها وتاريخها، وإنشاء قائمة جرد تفصيلية تتضمن وصفاً موجزاً لكل مستند والفترة الزمنية التي يغطيها.

في حالة عدم وجود نظام أرشفة واضح، يمكن للمحاسب إنشاء مجلدات منفصلة (ورقية وإلكترونية) لكل نوع من المستندات، مع ترميز واضح يسهل الرجوع إليها لاحقاً. من الضروري أيضاً التحقق من وجود نسخ احتياطية للملفات الإلكترونية، وإنشاء هذه النسخ إذا لم تكن موجودة.
 

 تقييم الوضع المالي الحالي للشركة

بعد جمع المستندات المتاحة، يقوم المحاسب بإجراء تقييم أولي للوضع المالي للشركة. يتضمن ذلك مراجعة الحسابات البنكية ومطابقتها مع السجلات المحاسبية، وتحديد الأرصدة الحالية، وفحص كشوف الحسابات البنكية لآخر ثلاثة أشهر على الأقل. كما يشمل التقييم مراجعة سجلات المشتريات والمبيعات، وتحديد قائمة الموردين والعملاء الرئيسيين، وفحص حالة المشاريع الجارية من الناحية المالية.

من المهم أيضاً إعداد قائمة بالالتزامات المالية العاجلة مثل الضرائب المستحقة، والرواتب، والدفعات المستحقة للموردين، والقروض إن وجدت. يجب تحديد المواعيد النهائية لهذه الالتزامات وترتيبها حسب الأولوية.
 

 تحديد الثغرات في المعلومات والبيانات المالية

خلال عملية التقييم، سيلاحظ المحاسب الجديد وجود ثغرات في المعلومات والبيانات المالية. قد تشمل هذه الثغرات فترات زمنية غير مغطاة في السجلات، أو معاملات غير موثقة بشكل كامل، أو تناقضات بين السجلات المختلفة. من الضروري توثيق هذه الثغرات بدقة وتحديد مصادر محتملة للحصول على المعلومات المفقودة.

يمكن للمحاسب التواصل مع الإدارة، ومديري المشاريع، والموظفين الرئيسيين للحصول على معلومات إضافية. كما يمكن الاستعانة بالمراسلات السابقة مع العملاء والموردين، وكشوف البنوك، والفواتير المتاحة لإعادة بناء المعلومات المفقودة قدر الإمكان.
 

 إعداد قائمة بالمهام العاجلة

بناءً على نتائج التقييم الأولي، يقوم المحاسب بإعداد قائمة بالمهام العاجلة التي تتطلب اهتماماً فورياً. تشمل هذه المهام عادةً:

1. تسوية الحسابات البنكية وتحديث سجلاتها.
2. متابعة الفواتير المستحقة للدفع وتحديد أولويات السداد.
3. متابعة المستحقات من العملاء وإعداد خطة لتحصيلها.
4. تحديث سجلات الرواتب والتأكد من دقتها.
5. مراجعة الالتزامات الضريبية العاجلة والتأكد من الامتثال للمواعيد النهائية.
6. تقييم حالة المشاريع الجارية من الناحية المالية وتحديث سجلاتها.

من المهم تحديد مواعيد نهائية واقعية لإنجاز هذه المهام، مع مراعاة الأولويات والموارد المتاحة. يجب أيضاً إبلاغ الإدارة بنتائج التقييم الأولي والخطة المقترحة للتعامل مع المهام العاجلة، للحصول على الدعم اللازم وتوفير الموارد المطلوبة.