إجراءات تنظيم وإدارة الحسابات باستخدام برنامج إكسل

يعتبر برنامج إكسل أداة قوية ومرنة يمكن للمحاسب الجديد في شركة المقاولات الصغيرة الاعتماد عليها لتنظيم الحسابات وإدارتها بكفاءة. فيما يلي الإجراءات التفصيلية لاستخدام إكسل في تنظيم الحسابات:
 

 إنشاء هيكل ملفات إكسل للحسابات المختلفة

الخطوة الأولى هي إنشاء هيكل منظم لملفات إكسل يغطي جميع جوانب العمليات المالية للشركة. يُفضل إنشاء مصنف إكسل رئيسي للسنة المالية الحالية، يحتوي على أوراق عمل منفصلة لكل شهر، بالإضافة إلى أوراق عمل مخصصة للحسابات المختلفة. يمكن تنظيم هذا المصنف على النحو التالي:

ورقة عمل للميزانية العمومية تتضمن الأصول والخصوم وحقوق الملكية، مع تحديث شهري للأرصدة. ورقة عمل لدفتر الأستاذ العام تسجل فيها جميع المعاملات المالية مع ترميز واضح للحسابات. أوراق عمل شهرية لتسجيل الإيرادات والمصروفات، مع تصنيفها حسب النوع والمشروع. ورقة عمل للتدفقات النقدية تتضمن جميع المدفوعات والمقبوضات مع توقعات للفترات القادمة.

من المهم استخدام الصيغ والدوال المرجعية بين أوراق العمل المختلفة لضمان تحديث البيانات تلقائياً وتجنب الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي المتكرر.
 

 إعداد نماذج للمشتريات والمبيعات والمصروفات

يحتاج المحاسب الجديد إلى إعداد نماذج موحدة في إكسل لتسجيل ومتابعة المشتريات والمبيعات والمصروفات. بالنسبة للمشتريات، يمكن إنشاء نموذج يتضمن تفاصيل المورد، ورقم الفاتورة، وتاريخ الشراء، ووصف المواد أو الخدمات، والكمية، والسعر، والقيمة الإجمالية، وتاريخ الاستحقاق، وحالة الدفع.

أما بالنسبة للمبيعات، فيمكن إعداد نموذج يشمل بيانات العميل، ورقم الفاتورة، وتاريخ البيع، ووصف الخدمات المقدمة، والقيمة، وشروط الدفع، وتاريخ الاستحقاق، وحالة التحصيل. ويمكن استخدام دوال البحث والتصفية في إكسل لتتبع الفواتير المستحقة وغير المدفوعة بسهولة.

بالنسبة للمصروفات، يُفضل إنشاء نموذج يصنف المصروفات حسب النوع (مثل الرواتب، والإيجار، والمرافق، والمواد، والمعدات) مع ربطها بالمشاريع المختلفة عند الاقتضاء. هذا يساعد في تحليل التكاليف وإعداد التقارير الدقيقة.
 

 تصميم جداول متابعة المشاريع والتكاليف

نظراً لطبيعة عمل شركات المقاولات، من الضروري إنشاء جداول متخصصة في إكسل لمتابعة المشاريع والتكاليف المرتبطة بها. يمكن تصميم جدول لكل مشروع يتضمن المعلومات التالية:

بيانات المشروع الأساسية (اسم المشروع، العميل، تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء المتوقع). الميزانية التقديرية مقسمة حسب بنود العمل والمواد. التكاليف الفعلية المتكبدة حتى تاريخه، مع تحديثها باستمرار. الفواتير الصادرة للعميل والمبالغ المحصلة. نسبة إنجاز المشروع والتكاليف المتبقية المتوقعة.

يمكن استخدام الصيغ الحسابية في إكسل لحساب الانحرافات بين التكاليف المقدرة والفعلية، وتحديد هامش الربح المتوقع والفعلي للمشروع. كما يمكن استخدام المخططات البيانية لتمثيل هذه المعلومات بصرياً، مما يسهل على الإدارة فهم الوضع المالي للمشاريع واتخاذ القرارات المناسبة.
 

 إعداد نظام لمتابعة التدفقات النقدية

التدفق النقدي هو أحد أهم الجوانب التي يجب على المحاسب الجديد متابعتها بدقة، خاصة في شركات المقاولات الصغيرة التي قد تواجه تحديات في السيولة. يمكن إنشاء نظام في إكسل لمتابعة التدفقات النقدية يتضمن:

سجل يومي للمدفوعات والمقبوضات مع تصنيفها حسب المصدر والوجهة. توقعات التدفق النقدي للأشهر القادمة، بناءً على الفواتير المستحقة والالتزامات المتوقعة. تحليل الفجوات في التدفق النقدي وتحديد الفترات التي قد تحتاج فيها الشركة إلى تمويل إضافي.

يمكن استخدام التنسيق الشرطي في إكسل لتمييز الفترات التي قد تشهد عجزاً في السيولة، مما يساعد في التخطيط المسبق واتخاذ الإجراءات اللازمة. كما يمكن إنشاء لوحة متابعة (Dashboard) تعرض مؤشرات الأداء الرئيسية للتدفق النقدي، مثل نسبة تغطية النقد للالتزامات قصيرة الأجل، ومتوسط فترة التحصيل، ومتوسط فترة السداد.