تنظيم الوثائق المالية

تنظيم الوثائق المالية هو جزء أساسي من مهام المحاسب الجديد في شركة المقاولات الصغيرة، حيث يضمن سهولة الوصول إلى المستندات عند الحاجة، ويساعد في الامتثال للمتطلبات القانونية والضريبية، ويسهل عملية المراجعة والتدقيق. فيما يلي الإجراءات التفصيلية لتنظيم الوثائق المالية:
 إنشاء نظام أرشفة للمستندات المالية

الخطوة الأولى في تنظيم الوثائق المالية هي إنشاء نظام أرشفة منهجي يجمع بين الأرشفة الورقية والإلكترونية. بالنسبة للأرشفة الورقية، يمكن استخدام ملفات وخزائن مرقمة ومصنفة حسب نوع المستند والفترة الزمنية. يُفضل استخدام ألوان مختلفة للملفات لتمييز أنواع المستندات المختلفة، مثل اللون الأزرق للفواتير، والأخضر للعقود، والأحمر للمستندات الضريبية.

أما بالنسبة للأرشفة الإلكترونية، فيمكن إنشاء هيكل مجلدات على جهاز الكمبيوتر أو على خدمة تخزين سحابية، يتبع نفس تصنيف الأرشيف الورقي. من المهم استخدام نظام تسمية واضح ومتسق للملفات، يتضمن التاريخ ونوع المستند ومعلومات أخرى ذات صلة. على سبيل المثال: "2025-04-14_فاتورة_شراء_مواد_بناء_مشروع_أ.pdf".

من الضروري أيضاً إنشاء سجل رئيسي (يمكن أن يكون ملف إكسل) يحتوي على فهرس لجميع المستندات المهمة، مع معلومات عن موقع تخزينها (سواء الورقي أو الإلكتروني) ورقم المرجع الخاص بها. هذا يسهل عملية البحث عن المستندات واسترجاعها عند الحاجة.
 

تنظيم الفواتير والإيصالات

الفواتير والإيصالات هي من أكثر المستندات المالية تداولاً في شركات المقاولات، وتتطلب نظاماً خاصاً للتنظيم. يمكن تقسيم الفواتير إلى فئتين رئيسيتين: فواتير المبيعات (الصادرة) وفواتير المشتريات (الواردة).

بالنسبة لفواتير المبيعات، يمكن تنظيمها حسب العميل والمشروع، مع الاحتفاظ بنسخة ورقية في ملف خاص بكل عميل، ونسخة إلكترونية مرتبة حسب التاريخ. من المهم إنشاء سجل لمتابعة حالة كل فاتورة (مدفوعة، غير مدفوعة، مدفوعة جزئياً) مع تواريخ الاستحقاق والدفع الفعلي.

أما فواتير المشتريات والإيصالات، فيمكن تنظيمها حسب المورد ونوع المشتريات (مواد، خدمات، معدات)، مع ربطها بالمشاريع المختلفة عند الاقتضاء. يُفضل الاحتفاظ بالفواتير الأصلية في ملفات ورقية، مع عمل نسخ إلكترونية عن طريق المسح الضوئي للرجوع إليها بسهولة.

من الممارسات الجيدة أيضاً إنشاء ملخص شهري للفواتير الصادرة والواردة، يتضمن المبالغ الإجمالية والضرائب المستحقة، مما يسهل إعداد الإقرارات الضريبية وتقارير الإدارة.
 

 توثيق العقود والاتفاقيات

العقود والاتفاقيات هي وثائق قانونية مهمة تحدد التزامات وحقوق الشركة، وتتطلب عناية خاصة في التنظيم والتوثيق. يجب على المحاسب الجديد إنشاء ملف خاص لكل عقد، يحتوي على النسخة الأصلية الموقعة من العقد، وجميع الملاحق والتعديلات المرتبطة به، والمراسلات المهمة المتعلقة بتنفيذ العقد.

من المهم أيضاً إنشاء سجل مركزي للعقود يتضمن المعلومات الأساسية لكل عقد، مثل أطراف العقد، وتاريخ البدء والانتهاء، والقيمة الإجمالية، وشروط الدفع، والالتزامات الرئيسية. يمكن استخدام برنامج إكسل أو قاعدة بيانات بسيطة لهذا الغرض، مع إضافة تنبيهات للمواعيد المهمة مثل تاريخ انتهاء العقد أو مواعيد التجديد.

بالنسبة للعقود طويلة الأجل أو المشاريع الكبيرة، يُفضل إنشاء ملخص تنفيذي لكل عقد يوضح الالتزامات المالية والجدول الزمني للتنفيذ والدفعات، مما يساعد في المتابعة المالية وإعداد التقارير.
 إعداد نظام للمتابعة والتذكير بالالتزامات المالية

الالتزامات المالية المتكررة مثل الضرائب، والتأمينات الاجتماعية، وأقساط القروض، وإيجارات المعدات، تتطلب نظاماً للمتابعة والتذكير لضمان سدادها في المواعيد المحددة وتجنب الغرامات والعقوبات. يمكن للمحاسب الجديد إنشاء تقويم مالي يحدد جميع المواعيد النهائية للالتزامات المالية على مدار السنة.

يمكن استخدام برامج التقويم الإلكتروني مثل Google Calendar أو تطبيقات إدارة المهام لإعداد تنبيهات قبل المواعيد النهائية بوقت كافٍ للتحضير والسداد. من المهم تحديد مسؤول عن كل التزام مالي، وإجراءات التحقق والموافقة المطلوبة قبل السداد.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن إنشاء لوحة متابعة (Dashboard) تعرض حالة جميع الالتزامات المالية الحالية والقادمة، مع مؤشرات بصرية (مثل الألوان الخضراء والصفراء والحمراء) لتمييز الالتزامات حسب درجة الإلحاح. هذه اللوحة يمكن مشاركتها مع الإدارة لضمان الشفافية والمتابعة الفعالة.

من الممارسات الجيدة أيضاً الاحتفاظ بسجل للالتزامات المالية المسددة، يتضمن تاريخ السداد ورقم المرجع ووسيلة الدفع، مما يسهل عملية التحقق والمراجعة في المستقبل. هذا السجل يمكن أن يكون جزءاً من نظام الأرشفة العام، مع ربط كل دفعة بالمستندات المؤيدة لها.