المستخلصات المقدمة من شركة المقاولات للجهة المالكة: كيفية تسجيل قيودها والاستقطاعات وطرق معالجتها

المستخلصات المقدمة من شركة المقاولات للجهة المالكة

كيفية تسجيل قيودها والاستقطاعات وطرق معالجتها

تعتبر المستخلصات من أهم الوثائق المالية في قطاع المقاولات، حيث تمثل حلقة الوصل المالية بين شركات المقاولات والجهات المالكة للمشاريع. تلعب هذه المستندات دوراً محورياً في تنظيم التدفقات النقدية للمشروعات وضمان استمرارية العمل وفق الخطط الموضوعة. في ظل التحديات الاقتصادية والضغوط المالية التي تواجه قطاع المقاولات، تبرز أهمية المعالجة المحاسبية الصحيحة للمستخلصات والاستقطاعات المرتبطة بها، حيث يؤثر ذلك بشكل مباشر على الوضع المالي لشركات المقاولات وقدرتها على الوفاء بالتزاماتها.

ماهية المستخلصات في قطاع المقاولات

تعريف المستخلص وطبيعته

المستخلص (أو كشف دفعات الأعمال) هو وثيقة مالية تُصدر بصورة دورية خلال مراحل تنفيذ المشروع، وتتضمن تفاصيل الأعمال المنفذة خلال فترة زمنية محددة. يعتبر المستخلص بمثابة الفاتورة في نشاط المقاولات، ومن خلاله يتم إثبات استحقاق المديونية والاعتراف بإيراد الفترة وفقاً لنسبة الإنجاز.

تتميز المستخلصات بكونها وثائق تراكمية، أي أن كل مستخلص جديد يحتوي على تفاصيل كافة الأعمال المنفذة حتى تاريخ تقديمه، بما في ذلك الأعمال التي سبق تضمينها في المستخلصات السابقة. هذا التراكم لا يعني إعادة دفع المبالغ المدفوعة سابقاً، بل يهدف إلى توثيق شامل لكل مراحل المشروع.

أنواع المستخلصات

تتنوع المستخلصات في قطاع المقاولات حسب الغرض منها وتوقيت إصدارها، ويمكن تصنيفها إلى:

1. المستخلصات الفنية

• مستخلص جاري: يُقدم بشكل دوري لمتابعة وتوثيق التقدم في المشروع، ويحصل المقاول من خلاله على نسبة متفق عليها من قيمته (عادة لا تتجاوز 95%)، مع احتجاز نسبة 5% كضمان تُصرف بعد المعاينة والتسليم الابتدائي.
• مستخلص نهائي: يُقدم بعد الانتهاء من جميع الأعمال والتسليم الابتدائي، ويشمل كافة المستندات ونسخ من المستخلصات الجارية، ويهدف لتصفية الحسابات النهائية مع المالك.
• مستخلص تنفيذي: تقرير داخلي يُستخدم لتوثيق الأعمال بشكل تفصيلي، ويُعد دورياً خلال المشروع للاستخدام الداخلي ضمن الشركة المقاولة.

2. المستخلصات الإدارية

• مستخلص المالك: يُصدر من المكتب الفني لشركة المقاولات ويُوجه للمالك عند الحاجة للصرف، ويشمل الأعمال المنجزة والمبالغ المستحقة عليها.
• مستخلص مقاول الباطن: يُستخدم لتسوية مستحقات المقاولين الفرعيين (مثل مقاول الحفر أو السباكة)، ويُعد من قِبل المكتب الفني لشركة المقاولات.

دورة المستخلصات في مشاريع المقاولات

تمر دورة المستخلصات في مشاريع المقاولات بعدة مراحل:

1. التخطيط والتعاقد: يتم الاتفاق على آلية إصدار المستخلصات وتوقيتها ضمن شروط العقد.
2. تنفيذ الأعمال: يقوم المقاول بتنفيذ الأعمال وفق الجدول الزمني المتفق عليه.
3. إعداد المستخلص: يقوم المكتب الفني للمقاول بإعداد المستخلص بناءً على الأعمال المنفذة.
4. مراجعة واعتماد المستخلص: يراجع الاستشاري المستخلص ويعتمده بعد التأكد من صحة البيانات.
5. تقديم المستخلص للمالك: يُقدم المستخلص المعتمد للمالك للموافقة والصرف.
6. صرف المستحقات: يقوم المالك بصرف المستحقات بعد خصم الاستقطاعات المتفق عليها.
7. التسجيل المحاسبي: تقوم شركة المقاولات بتسجيل القيود المحاسبية اللازمة.

إعداد المستخلصات وتقديمها

خطوات إعداد المستخلص

1. تجهيز الوثائق الأساسية: جمع العقود والمواصفات والرسومات والجداول الزمنية.
2. جمع المعلومات الفنية والمالية: تحديد الأعمال المنفذة وكمياتها وأسعارها.
3. معاينة وتوثيق الأعمال: توثيق الأعمال المنفذة بالصور والتقارير الفنية.
4. حساب الكميات والقيم: حساب كميات الأعمال المنفذة وقيمتها وفق أسعار العقد.
5. إعداد جداول المستخلص: إعداد جداول تفصيلية للأعمال المنفذة ونسب الإنجاز.
6. مراجعة المستخلص: مراجعة المستخلص داخلياً قبل تقديمه للاستشاري.
7. تقديم المستخلص للاستشاري: تقديم المستخلص للاستشاري للمراجعة والاعتماد.

المستندات المطلوبة والبيانات الواجب توافرها

يجب أن يتضمن المستخلص البيانات والمستندات التالية:

• بيانات المشروع (اسم المشروع، رقم العقد، تاريخ بدء العمل، المدة التعاقدية).
• بيانات المقاول والمالك والاستشاري.
• جدول بنود الأعمال مع توضيح الكميات التعاقدية والكميات المنفذة ونسب الإنجاز.
• قيمة الأعمال المنفذة حتى تاريخه.
• قيمة الأعمال المنفذة في المستخلصات السابقة.
• قيمة الأعمال المنفذة في المستخلص الحالي.
• الاستقطاعات المختلفة (تأمين أعمال، دفعات مقدمة، ضرائب، تأمينات).
• صافي المبلغ المستحق للمقاول.

دور الاستشاري في مراجعة واعتماد المستخلصات

يلعب الاستشاري دوراً محورياً في عملية المستخلصات، حيث يقوم بـ:

• مراجعة الكميات والأعمال المنفذة والتأكد من مطابقتها للمواصفات.
• التحقق من صحة الحسابات والقيم المالية.
• اعتماد المستخلص أو طلب تعديلات عليه.
• متابعة تنفيذ الأعمال وفق الجدول الزمني.
• التوصية بصرف المستحقات للمقاول.

الدفعات المقدمة وكيفية معالجتها في المستخلصات

الدفعة المقدمة هي مبلغ مالي يُقدمه المالك للمقاول قبل بدء العمل، وتكون غالباً بنسبة 10% من إجمالي قيمة العقد، وقد تصل في بعض الأحيان إلى 25%. تهدف هذه الدفعات إلى مساعدة المقاول على تأمين السيولة النقدية اللازمة لبدء العمل.

يتم استرداد الدفعة المقدمة من خلال خصومات من المستخلصات الدورية، وعادة ما يصدر المقاول خطاب ضمان مقابل الدفعة المقدمة لضمان حقوق المالك في استرداد المبلغ المقدم في حال إخلال المقاول بالتزاماته.

المعالجة المحاسبية للمستخلصات

القيود المحاسبية لإثبات المستخلصات المقدمة للجهة المالكة

عند إصدار مستخلص للجهة المالكة (العميل)، يتم تسجيل القيد المحاسبي التالي:

من مذكورين: ح/ العميل (المالك) ××× (صافي المستحق) ح/ ضمان أعمال (5%) ××× (قيمة الضمان المحتجز) ح/ دفعات مقدمة للعملاء ××× (قيمة الدفعة المقدمة المستردة) ح/ ضرائب أرباح تجارية وصناعية (0.5%) ××× (قيمة الضريبة) ح/ مصاريف العمليات (دمغات) ××× (قيمة الدمغات) ح/ ضرائب المبيعات ××× (قيمة ضريبة المبيعات) ح/ تأمينات المقاولات (2.9%) ××× (قيمة التأمينات) إلى: ح/ إيرادات العمليات ××× (إجمالي قيمة المستخلص)

تسجيل الإيرادات وفقاً لنسبة الإنجاز

يتم الاعتراف بالإيرادات في نشاط المقاولات وفقاً لطريقة نسبة الإنجاز، حيث يتم تسجيل الإيرادات بناءً على نسبة الأعمال المنفذة من إجمالي الأعمال المتعاقد عليها. هذه الطريقة تتوافق مع مبدأ مقابلة الإيرادات بالمصروفات وتعكس بشكل أفضل الأداء المالي الحقيقي للمشروع.

المعالجة المحاسبية للدفعات المقدمة

عند استلام الدفعة المقدمة من العميل، يتم تسجيل القيد التالي:

من ح/ الخزينة أو البنك ××× (قيمة الدفعة المقدمة) إلى ح/ دفعات مقدمة للعملاء ××× (قيمة الدفعة المقدمة)

وعند استرداد جزء من الدفعة المقدمة من خلال المستخلص، يتم تخفيض رصيد حساب الدفعات المقدمة كما هو موضح في القيد السابق.

إثبات مديونية الجهة المالكة (العميل)

عند استلام المبلغ المستحق من العميل، يتم تسجيل القيد التالي:

من ح/ الخزينة أو البنك ××× (المبلغ المستلم) إلى ح/ العميل (المالك) ××× (المبلغ المستلم)

الاستقطاعات في المستخلصات وطرق معالجتها

أنواع الاستقطاعات

تتنوع الاستقطاعات التي تتم على المستخلصات في قطاع المقاولات، ومن أهمها:

1. تأمين الأعمال (ضمان الأعمال): نسبة تُحتجز من قيمة المستخلص (عادة 5%) كضمان لحسن التنفيذ، وتُرد للمقاول بعد التسليم الابتدائي أو النهائي حسب شروط العقد.
2. ضرائب الأرباح التجارية والصناعية: نسبة تُخصم من قيمة المستخلص (عادة 0.5%) وتُورد لمصلحة الضرائب.
3. ضريبة القيمة المضافة (ضريبة المبيعات): تُضاف على قيمة المستخلص وتُورد لمصلحة الضرائب.
4. تأمينات اجتماعية: نسبة تُخصم من قيمة المستخلص (تختلف باختلاف النشاط، عادة 2.9%) وتُورد لهيئة التأمينات الاجتماعية.
5. دمغات ومصاريف أخرى: رسوم متنوعة تُخصم من قيمة المستخلص.
6. استرداد الدفعة المقدمة: نسبة تُخصم من كل مستخلص لاسترداد الدفعة المقدمة التي سبق صرفها للمقاول.

المعالجة المحاسبية لاستقطاعات المستخلص

1. تأمين الأعمال (ضمان الأعمال)

يتم تسجيل قيمة تأمين الأعمال المحتجز كأصل متداول (أرصدة مدينة) في دفاتر المقاول، ويظل هذا الحساب مفتوحاً حتى تسليم الأعمال ابتدائياً وعمل المستخلص الختامي. عند استلام قيمة التأمين، يتم تسجيل القيد التالي:

من ح/ الخزينة أو البنك ××× (قيمة التأمين المسترد) إلى ح/ ضمان أعمال محجوز لدى العملاء ××× (قيمة التأمين المسترد)

2. ضرائب الأرباح التجارية والصناعية

يتم تسجيل ضريبة الأرباح التجارية والصناعية المخصومة كأصل متداول (أرصدة مدينة) في دفاتر المقاول، ويتم تسويتها في نهاية العام المالي عند إعداد الإقرار الضريبي. إذا كانت الضريبة المستحقة أكبر من المخصوم، يتم تسجيل الفرق كالتالي:

من ح/ أرصدة مدينة (ضريبة أرباح تجارية وصناعية) ××× (الفرق) إلى ح/ ضريبة أرباح تجارية وصناعية مستحقة ××× (الفرق)

وعند سداد الفرق:

من ح/ ضريبة أرباح تجارية وصناعية مستحقة ××× (الفرق) إلى ح/ الخزينة أو البنك ××× (الفرق)

3. ضريبة القيمة المضافة (ضريبة المبيعات)

يتم تسجيل ضريبة القيمة المضافة المحصلة من العميل كالتزام (أرصدة دائنة) في دفاتر المقاول، ويتم توريدها لمصلحة الضرائب في المواعيد المحددة. عند التوريد، يتم تسجيل القيد التالي:

من ح/ ضرائب المبيعات ××× (قيمة الضريبة) إلى ح/ الخزينة أو البنك ××× (قيمة الضريبة)

4. تأمينات اجتماعية

يتم تسجيل التأمينات الاجتماعية المخصومة كالتزام (أرصدة دائنة) في دفاتر المقاول، ويتم توريدها لهيئة التأمينات الاجتماعية في المواعيد المحددة. عند التوريد، يتم تسجيل القيد التالي:

من ح/ تأمينات المقاولات ××× (قيمة التأمينات) إلى ح/ الخزينة أو البنك ××× (قيمة التأمينات)

كيفية استرداد المبالغ المحتجزة (ضمان الأعمال)

يتم استرداد المبالغ المحتجزة كضمان للأعمال على مرحلتين:

1. بعد التسليم الابتدائي: يتم استرداد نصف قيمة الضمان المحتجز (عادة 2.5% من إجمالي قيمة العقد) بعد التسليم الابتدائي للمشروع وانتهاء فترة الضمان الأولية (عادة سنة واحدة).
2. بعد التسليم النهائي: يتم استرداد النصف الآخر من قيمة الضمان المحتجز بعد التسليم النهائي للمشروع وانتهاء فترة الضمان النهائية (عادة ثلاث سنوات).

لاسترداد المبالغ المحتجزة، يقدم المقاول طلباً للمالك مرفقاً به شهادة التسليم الابتدائي أو النهائي، ويتم تسجيل القيد المحاسبي كما سبق توضيحه.

أمثلة عملية للقيود المحاسبية

مثال لقيود مستخلص مقدم للجهة المالكة

لنفترض أن شركة مقاولات قدمت مستخلصاً للجهة المالكة بقيمة 1,000,000 جنيه، وكانت الاستقطاعات كالتالي:

• تأمين أعمال (5%): 50,000 جنيه
• استرداد دفعة مقدمة (10%): 100,000 جنيه
• ضريبة أرباح تجارية وصناعية (0.5%): 5,000 جنيه
• دمغات ومصاريف أخرى: 2,000 جنيه
• ضريبة قيمة مضافة (14%): 140,000 جنيه
• تأمينات اجتماعية (2.9%): 29,000 جنيه

صافي المستحق للمقاول = 1,000,000 - 50,000 - 100,000 - 5,000 - 2,000 - 29,000 + 140,000 = 954,000 جنيه

القيد المحاسبي:

من مذكورين: ح/ العميل (المالك) 954,000 ح/ ضمان أعمال (5%) 50,000 ح/ دفعات مقدمة للعملاء 100,000 ح/ ضرائب أرباح تجارية وصناعية 5,000 ح/ مصاريف العمليات (دمغات) 2,000 ح/ تأمينات المقاولات 29,000 إلى مذكورين: ح/ إيرادات العمليات 1,000,000 ح/ ضرائب المبيعات 140,000

عند استلام المبلغ المستحق:

من ح/ الخزينة أو البنك 954,000 إلى ح/ العميل (المالك) 954,000

مثال لقيود مستخلص مقاول الباطن

لنفترض أن شركة المقاولات استلمت مستخلصاً من مقاول باطن بقيمة 300,000 جنيه، وكانت الاستقطاعات كالتالي:

• تأمين أعمال (5%): 15,000 جنيه
• ضريبة أرباح تجارية وصناعية (0.5%): 1,500 جنيه
• ضريبة قيمة مضافة (14%): 42,000 جنيه

صافي المستحق لمقاول الباطن = 300,000 - 15,000 - 1,500 + 42,000 = 325,500 جنيه

القيد المحاسبي:

من ح/ تكاليف العمليات 300,000 إلى مذكورين: ح/ الأرصدة الدائنة (تأمين أعمال) 15,000 ح/ ضرائب أرباح تجارية وصناعية 1,500 ح/ ضرائب المبيعات 42,000 ح/ مقاولي الباطن (جاري) 325,500

عند سداد المستحقات:

من مذكورين: ح/ مقاولي الباطن (جاري) 325,500 إلى ح/ الخزينة أو البنك 325,500

مثال للتسويات المحاسبية للاستقطاعات

لنفترض أنه في نهاية السنة المالية، تبين أن الضريبة المستحقة على الشركة وفق الإقرار الضريبي هي 60,000 جنيه، بينما بلغت الضريبة المخصومة من المستخلصات خلال العام 50,000 جنيه. يتم تسجيل الفرق كالتالي:

من ح/ مصروف ضريبة الدخل 10,000 إلى ح/ ضريبة أرباح تجارية وصناعية مستحقة 10,000

وعند سداد الفرق:

من ح/ ضريبة أرباح تجارية وصناعية مستحقة 10,000 إلى ح/ الخزينة أو البنك 10,000

الخاتمة

تعتبر المعالجة المحاسبية الصحيحة للمستخلصات والاستقطاعات في قطاع المقاولات من الأمور الحيوية لضمان سلامة القوائم المالية وتحقيق الامتثال الضريبي. تؤثر هذه المعالجة بشكل مباشر على التدفقات النقدية للشركة وقدرتها على الوفاء بالتزاماتها تجاه الموردين والعاملين والجهات الحكومية.

من الضروري أن تولي شركات المقاولات اهتماماً خاصاً بدقة تسجيل قيود المستخلصات والاستقطاعات، وأن تتابع بشكل دوري أرصدة الحسابات المتعلقة بها، وأن تجري التسويات اللازمة في الوقت المناسب. كما يجب أن تحتفظ بالمستندات المؤيدة لكل عملية لتسهيل عمليات المراجعة والتدقيق.

نصائح لتحسين إدارة المستخلصات والاستقطاعات:

1. استخدام برامج محاسبية متخصصة: تساعد هذه البرامج في تسجيل القيود المحاسبية بشكل دقيق وسريع، وتوفر تقارير تفصيلية عن المستخلصات والاستقطاعات.
2. توثيق الإجراءات: وضع دليل إجراءات واضح لإعداد المستخلصات وتسجيل قيودها المحاسبية.
3. المتابعة الدورية: متابعة أرصدة الحسابات المتعلقة بالمستخلصات والاستقطاعات بشكل دوري، وإجراء التسويات اللازمة.
4. التدريب المستمر: تدريب المحاسبين على المعالجة المحاسبية الصحيحة للمستخلصات والاستقطاعات، وتحديث معلوماتهم بالتغييرات في القوانين واللوائح.
5. الاستعانة بخبراء متخصصين: الاستعانة بخبراء في محاسبة المقاولات والضرائب لضمان الامتثال للقوانين واللوائح.

إن الالتزام بهذه النصائح والإرشادات سيساهم في تحسين إدارة المستخلصات والاستقطاعات، وبالتالي تحسين الأداء المالي لشركات المقاولات وتعزيز قدرتها التنافسية في السوق.